Como você ou a sua empresa esta gerindo seus documentos e informações? 400 é o número de horas por ano que o funcionário médio gasta pesquisando documentos. Muito tempo é desperdiçado por falta de organização. Empresas que olham para a informação como recursos estratégico, investem as horas de seus colaboradores de maneira mais inteligente, afinal a informação é o novo petróleo.
Todo empresário sabe - ou acaba descobrindo, mais cedo ou mais tarde - que a lei brasileira é bastante rígida com as pessoas jurídicas. Manter o controle de todas as informações e deixá-las sempre disponíveis para acesso é fundamental para qualquer empresa. Documentos organizados otimizam o tempo de trabalho e evitam perdas e extravios. Um arquivo perdido pode ser sinônimo de inúmeros problemas jurídicos, prejuízos financeiros e pode causar até mesmo estresse desnecessário. Quando sua empresa precisa de um documento, quanto tempo demora para localizá-lo? Esta é uma pergunta difícil para muitas empresas e sua resposta pode revelar um grande problema. Não basta pagar seus tributos da forma correta, também é preciso guardar os documentos da empresa por um período determinado a fim de evitar complicações posteriores. A razão do arquivamento dos documentos Guardar os documentos da sua empresa é importante por uma simples razão: quem não toma essa medida corre o risco de ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada. A lógica é simples: se a organização não puder comprovar um pagamento para o Fisco, será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento é acrescido de multa (de até 20% do valor devido) e de juros da taxa Selic. Os documentos e o tempo que eles devem ficar guardados De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento: Notas fiscais e recibos Imposto de Renda Programa de Integração Social (PIS) Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) Livros fiscais Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS) Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF) Declarações DIPJ, DCTF, DACON Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA) Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções Por onde começar. Organize uma estrutura de classificação de documento que faça sentido, pense que quando você precisar deste documento ou um conjunto de documentos qual seria a forma mais fácil acessá-lo e classificá-lo e agrupá-lo com outros. Esta regra de classificação deve ser padronizada e vale para documentos físicos e eletrônicos. Importante pensar em um sistema para gerenciamento eletrônico destes documentos. Há ótimas opções no mercado atualmente. Muitas empresas não possui pessoas com perfil para esta estruturação, organização e classificação de documentos. Nossa consultoria pode ajudá-lo. Pense que o prejuízo que sua empresa já teve ou pode ter não aprestando um documento no momento certo. Comece já !
Intuições de ensino têm um grande desafio na gestão dos seus documentos. É expressiva a quantidade de documentos que registram os dados do estudante e também a história da instituição. A documentação e toda a historia acadêmica do aluno devem ser arquivada de forma segura e de fácil o acesso as informações. Mas isso não é apenas para controle interno da instituição de ensino, existe uma Lei que regulamenta a política nacional de arquivos públicos e privados, é a nº 8.159, de 18 de janeiro de 1991. Nela, os documentos, em arquivo, são classificados em documentos correntes, documentos intermediários e documentos permanentes. Documentos correntes são aqueles consultados frequentemente, mesmo sem movimentação, como por exemplo as matrículas, provas, regimento interno da instituição, e documentos de alunos que ainda estão estudando na instituição. Documentos intermediários não são usados frequentemente para consulta, mas devem ser guardados até serem eliminados ou recolhidos para a guarda permanente, como por exemplo dados de estudantes que já concluíram os cursos e podem vir a ser consultados por um período determinado. Documentos permanentes são aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devem ser preservados permanentemente como por exemplo os certificados de conclusão de cursos, históricos escolares e diplomas. Com tudo isso, nada melhor do que ter uma gestão documental eficiente, que precisa ser ordenada e normatizada para melhoria dos processos da instituição. E isso inclui a todos os documentos, desde arquivos de estudantes e funcionários até documentos contábeis da instituição de ensino. Quer tornar seu trabalho mais ágil e fácil e ter o acesso às informações dos estudantes de forma segura então entre em contato conosco: comercial@4agestaodocumental.com.br
Saiba que este é uma etapa importante na gestão da informação.
Você sabia que um dos processos da gestão da informação se chama classificação?
A classificação serve para agrupar informações dentro do mesmo assunto é parte de uma sistemática que a empresa precisa desenvolver.
Na foto os documentos estão num local adequado parecem bem arrumados mas como achar um documento sem a classificação?
As pastas não estão identificadas, logo os documentos não passaram por classificação.
Será que está fácil para o João achar o relatório ou o contrato aí que o chefe pediu?
Será que o documento que o João vai pegar é a última versão de contrato, ou uma versão obsoleta?
Aí que angústia 😳 não está fácil para o João, e pra você, como está?
