Todo empresário sabe - ou acaba descobrindo, mais cedo ou mais tarde - que a lei brasileira é bastante rígida com as pessoas jurídicas. Manter o controle de todas as informações e deixá-las sempre disponíveis para acesso é fundamental para qualquer empresa. Documentos organizados otimizam o tempo de trabalho e evitam perdas e extravios. Um arquivo perdido pode ser sinônimo de inúmeros problemas jurídicos, prejuízos financeiros e pode causar até mesmo estresse desnecessário. Quando sua empresa precisa de um documento, quanto tempo demora para localizá-lo? Esta é uma pergunta difícil para muitas empresas e sua resposta pode revelar um grande problema. Não basta pagar seus tributos da forma correta, também é preciso guardar os documentos da empresa por um período determinado a fim de evitar complicações posteriores. A razão do arquivamento dos documentos Guardar os documentos da sua empresa é importante por uma simples razão: quem não toma essa medida corre o risco de ter que pagar novamente uma conta que já foi quitada. A lógica é simples: se a organização não puder comprovar um pagamento para o Fisco, será obrigada a pagar novamente o tributo. O pior de tudo é que esse pagamento é acrescido de multa (de até 20% do valor devido) e de juros da taxa Selic. Os documentos e o tempo que eles devem ficar guardados De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento: Notas fiscais e recibos Imposto de Renda Programa de Integração Social (PIS) Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS) Livros fiscais Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS) Declaração Anual do Simples Nacional (DASN) Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF) Declarações DIPJ, DCTF, DACON Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA) Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções Por onde começar. Organize uma estrutura de classificação de documento que faça sentido, pense que quando você precisar deste documento ou um conjunto de documentos qual seria a forma mais fácil acessá-lo e classificá-lo e agrupá-lo com outros. Esta regra de classificação deve ser padronizada e vale para documentos físicos e eletrônicos. Importante pensar em um sistema para gerenciamento eletrônico destes documentos. Há ótimas opções no mercado atualmente. Muitas empresas não possui pessoas com perfil para esta estruturação, organização e classificação de documentos. Nossa consultoria pode ajudá-lo. Pense que o prejuízo que sua empresa já teve ou pode ter não aprestando um documento no momento certo. Comece já !